10 Aplikasi Approval Workflow di 2024

Setiap perusahaan mencari setiap cara yang dapat meningkatkan efisiensi dan produktivitas mereka. Mereka ingin menyelesaikan setiap tasks dan mencapai setiap tujuan secepat mungkin dengan hasil yang luar biasa. Namun, yang sering mereka abaikan dari penyebab utama keterlambatan adalah the traditional way of approval. Mereka menghabiskan

berhari-hari, berminggu-minggu, bahkan berbulan-bulan hanya untuk approve dokumen, requests, dan tasks. Karyawan menunggu red and green signals dari orang yang berwenang untuk memulai sebuah tasks. Banyak waktu yang terbuang bahkan sebelum tasks tersebut dimulai. Dan inilah yang coba diselesaikan oleh aplikasi approval workflow. Sudah saatnya perusahaan beralih dari cara tradisional ke cara digital, terorganisir, dan teratur untuk approval. Ini mengurangi keterlambatan, meningkatkan pengambilan keputusan, dan meningkatkan efisiensi. Tetapi aplikasi approval workflow mana yang sempurna untuk Anda? Kami akan membagikan beberapa faktor penting yang perlu dipertimbangkan dan daftar 10 aplikasi approval terbaik yang dipilih dengan cermat.

Faktor yang Perlu Dipertimbangkan Saat Memilih Aplikasi Approval workflow

Berikut adalah beberapa faktor yang memudahkan Anda untuk memilih aplikasi approval workflow terbaik:

1. Mudah digunakan

approval workflow mungkin membingungkan bagi user baru tergantung pada kompleksitasnya. User harus dapat membuat dan menyesuaikan workflow tanpa perlu bantuan dari tim IT.

2. Customization

Tim sering kali perlu membuat workflow yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka. approval workflow harus menawarkan opsi customization yang cukup, seperti beberapa reviewer, routing, approval stages, conditional branches, dll.

3. Notifikasi

Pengguna harus mendapatkan pemberitahuan instan melalui push notification dan email. Ini menjaga semua orang tetap terupdate.

4. Komunikasi yang Efektif

Komunikasi adalah kunci untuk hasil yang luar biasa dalam approval workflow. Di dalamnya bisa ditambahkan komentar, annotations, markers, dll.

5. Tracking

Baik manajer maupun karyawan harus dapat melacak approval. Hal ini untuk menjaga semua orang tetap terupdate tentang progress. Kebanyakan aplikasi approval memiliki fitur tracking untuk mempermudah.

6. Analitik

Analitik membantu tim menganalisis jumlah approval yang tertunda, approval yang berhasil, dan statistik lainnya. Lebih baik memiliki dashboard untuk melihat ringkasan approval secara sekilas.

7. Integrasi 

Tim harus dapat mengintegrasikan approval workflow dalam berbagai aplikasi dan tools digital yang mereka gunakan, seperti messaging apps, cloud storage, dll.

10 Approval Workflow Apps Terbaik

Kami telah menganalisis banyak Approval Workflow Apps berdasarkan fitur, kelemahan, kasus penggunaan, harga, dan faktor lainnya. Setelah pertimbangan yang cermat, kami telah memilih beberapa aplikasi luar biasa yang dapat Anda adopsi pada 2024.

1. Lark 

Lark adalah Productivity SuperApp untuk tim. Ini adalah platform kolaborasi all-in-one untuk approval workflow, messaging, video conferencing, cloud storage, email, dll. Aplikasi Ini memiliki tools bawaan, Approval, yang dirancang khusus untuk membuat approval workflow yang terorganisir untuk tujuan apa pun. Baik itu approval untuk HR, finance, administrasi, dll., ini memenuhi setiap dimensi. Fitur:

·       Workflow yang disesuaikan untuk proses kompleks dengan situasi yang berbeda

·       Pemberitahuan instan untuk karyawan dan reviewer

·       Puluhan template siap pakai untuk membuat workflow dengan cepat

·       Memungkinkan berbagi permintaan approval, feedback, dan komentar untuk komunikasi yang efektif

·       Halaman manajemen data yang komprehensif untuk mengelola, melihat, dan mengekspor approval menggunakan filter

·       Integrasi mulus dengan tools Lark lainnya

2. ClickUp 

ClickUp juga merupakan tools manajemen proyek dengan approval workflow yang dapat disesuaikan. Perusahaan dapat dengan mudah membuat approval workflow untuk tasks sehari-hari dan pengambilan keputusan mereka dalam waktu singkat. Aplikasi ini menyediakan template yang dapat diedit sesuai kebutuhan. Aplikasi ini menawarkan versi mobile, desktop, dan web sehingga pengguna dapat menggunakannya kapan saja, di mana saja.

Fitur:

·       Pemberitahuan untuk menjaga pengguna tetap terupdate

·       Workflow yang dapat disesuaikan dan template yang dapat diedit

·       Opsi komentar dan feedback untuk proses approval yang transparan

Kelemahan:

·       Kustomisasi yang berlebihan dapat membuat workflow menjadi kompleks.

·       Aplikasi seluler memiliki fungsi dan fitur terbatas untuk workflow persetujuan.

·       Free Plan hanya menawarkan penyimpanan sebesar 100MB.

3. Integrify

Integrify adalah Aplikasi manajemen dan otomatisasi workflow. Dengan tools ini, Anda dapat membuat hampir semua jenis workflow dan mengotomatisasi seluruh prosesnya untuk menghemat waktu. Desain approval workflow seperti drag-and-drop. Anda hanya perlu memilih blok yang sesuai, seperti form, review, approval, dll.

Fitur:

·       Proses builder drag-and-drop untuk mempermudah segalanya

·       Menawarkan Matriks Approval, yang memungkinkan Anda membuat tabel untuk routing approval

·       Opsi untuk menunjuk reviewer alternatif dalam kasus sakit, perjalanan, dll.

·       Memungkinkan pembuatan workflow dalam skala besar

Kelemahan:

·       Terlalu kompleks bagi pengguna baru.

·       Interfacenya sedikit kuno dan membosankan bagi sebagian besar pengguna.

·       Memasukkan ulang data setelah menyalin adalah sebuah masalah.

4. Kissflow

Kissflow menawarkan aplikasi approval workflow tanpa kode untuk approval yang lancar dan hasil yang luar biasa. Ini mengurangi kesalahan dalam proses dan meningkatkan akuntabilitas, efisiensi, dan kecepatan. Anda dapat merancang approval workflow lengkap dalam desain visualnya yang intuitif dan mudah digunakan. Formulir dapat dibuat dengan drag-and-drop, dan semuanya dapat disesuaikan.

Fitur:

·       Dashboard komprehensif untuk memantau dan menganalisis proses approval

·       Memberikan akses berbasis peran kepada user untuk memastikan keamanan

·       Template untuk menghemat waktu dalam membuat workflow

Kelemahan:

·       Bukan pilihan yang cocok untuk workflow yang kompleks karena kustomisasi yang terbatas.

·       Kemampuan integrasi terbatas dengan aplikasi yang berbeda.

5. frevvo

frevvo adalah aplikasi otomatisasi workflow untuk menyesuaikan workflow sesuai keinginan Anda. Aplikasi ini memiliki tools approval sehari-hari untuk membuat proses lebih cepat, bebas kesalahan, dan otomatis. Desainnya yang drag-and-drop membuat approval workflow apa pun. Pengguna dapat menggunakan template dan menyesuaikannya sesuai kebutuhan.

Fitur:

·       Validasi form otomatis dan perhitungan

·       Meneruskan permintaan approval dan menyediakan opsi tanda tangan digital

·       Tools pelaporan bawaan untuk membuat workflow lebih efisien

Kelemahan:

·       Opsi integrasi terbatas.

·       Workflow dinamis agak sulit untuk diimplementasikan.

6. Filestage 

Filestage adalah platform review konten yang membuat approval lebih mudah dan cepat untuk manajer konten dan tim. Aplikasi ini sangat bagus untuk meninjau posting blog, desain web, gambar, video, dan bentuk konten lainnya sebelum dipublikasikan. Fitur luar biasa dari Filestage adalah interface yang menarik dan intuitif. Aplikasi ini akan menghubungkan semua reviewer dan mengorganisir approval di satu tempat.

Fitur:

·       Opsi feedback dan komentar membawa semua orang ke satu tempat untuk approval yang lebih lancar

·       Fitur anotasi membantu review menjelaskan perubahan yang mereka butuhkan

·       History version menjaga semua perubahan yang dilakukan pada konten

·       Platform aman dengan enkripsi AES 256

Kelemahan:

·       Hanya berfokus pada approval pemasaran. Bukan pilihan ideal untuk jenis workflow lainnya.

·       Kustomisasi workflow sangat terbatas.

7. WebProof 

WebProof adalah pilihan yang bagus untuk membuat workflow, terutama untuk tim kreatif dan desain grafis. Ini adalah aplikasi workflow komprehensif dan platform tools proofing. Anda dapat merancang approval workflow dasar dan disesuaikan dengan otomatisasi, pemberitahuan, proses proofing, dll. Pengguna dapat mengunggah file, seperti dokumen dan desain, dan klien dapat memberikan komentar dan menyetujui.

Fitur:

·       Plugin InDesign dan Illustrator untuk mengunggah file langsung

·       Dapat menerjemahkan 60 bahasa untuk mengatasi hambatan bahasa dan bekerja dengan orang berbakat di seluruh dunia

·       Ringkasan halaman demi halaman dan proyek demi proyek secara instan

·       Riwayat versi untuk mengawasi perubahan

Kelemahan:

·       Lebih cocok untuk tim desain; bukan pilihan sempurna untuk approval workflow biasa.

·       Tidak ada aplikasi Android (hanya iOS).

8. Admation

Untuk tim kreatif dan pemasaran, Adamation adalah aplikasi manajemen proyek dan approval yang sempurna. Ini dapat membantu dalam proofing online dan approval workflow. Tools approvalnya dapat membuat approval sederhana maupun multi-level untuk hampir semua tasks.

Fitur:

·       Dashboard lengkap untuk melihat ringkasan semua approval

·       Template jalur approval untuk menghemat waktu dalam membuat approval workflow dan routingnya

·       Jejak audit pekerjaan membuat auditing lebih sederhana dan cepat

Kelemahan:

·       Interface terlihat sedikit ketinggalan zaman.

·       Bukan pilihan yang cocok untuk workflow yang sangat disesuaikan dan kompleks.

9. Jotform

Jotform adalah pembuat form online. Dengan tools ini, Anda dapat membuat berbagai jenis form dengan mengintegrasikan condition logic, workflow otomatis, payment gateway, dll. Selain form, Jotform juga memungkinkan Anda membuat alur approval. Anda hanya perlu drag and drop elemen untuk membuat workflow yang terlihat profesional dalam waktu singkat.

Fitur:

·       Interface yang intuitif dan mudah digunakan

·       Memungkinkan membuat approval workflow multi-step, paralel, dan kompleks

·       Pemberitahuan email otomatis untuk semua reviewer

·       Jotform Tables untuk melacak proses approval dalam bentuk daftar

Kelemahan:

·       Sangat mahal.

·       Banyak bug (glitch).

10. Planable

Planable adalah tools all-in-one untuk kolaborasi dan manajemen media sosial. Untuk manajer konten dan marketing, ini adalah pilihan yang sempurna. Aplikasi ini memiliki sistem approval workflow bawaan untuk menyetujui dan menolak konten media sosial. Ini memungkinkan tim untuk berkolaborasi, memberikan feedback yang tepat, dan meningkatkan kualitas pekerjaan mereka.

Fitur:

·       Desain dan interface aplikasi yang menarik dan intuitif

·       Proses review yang terorganisir untuk mengumpulkan feedback dari reviewer

·       Opsi untuk mengunci konten setelah approval untuk mencegah perubahan lebih lanjut

Kelemahan:

·       Tidak ada opsi lanjutan untuk peninjauan, seperti anotasi, teks, highlighter, dll.

·       Tidak bisa membuat workflow yang spesifik dan disesuaikan.

Mengurangi keterlambatan menggunakan aplikasi approval workflow untuk kolaborasi yang efisien dan efektif merupakan hal yang sangat penting. Dengan menggunakannya, tim dapat membuat proses approval lebih cepat dan bebas masalah. Mereka menawarkan platform yang terorganisir untuk mengelola semua approval dan meminimalkan keterlambatan sambil mematuhi kebijakan dan peraturan internal. Memilih tools approval workflow yang tepat adalah hal penting berikutnya. Pertimbangkan faktor penting yang telah kami sebutkan, kebutuhan tim, fitur, kelemahan dan aspek penting lainnya saat memilih aplikasi. Sudah saatnya beralih ke versi digital dan otomatis dari approval untuk menghemat waktu untuk tasks yang lebih penting.

Source: https://www.larksuite.com