Lark vs. Trello: Project Management Tool Mana yang Tepat untuk Perusahaan Anda?

Baik itu memberikan tasks kepada rekan tim Anda untuk sebuah proyek ataupun berkolaborasi dengan key person dalam sebuah proyek, Project management tool membantu Anda memastikan bahwa tim Anda mengerjakan sesuai deadline dan menyelesaikan semua to-do-list yang harus dilakukan.

Mungkin sulit untuk memilih tools yang tepat atau yang paling cocok untuk tim Anda. Dalam artikel ini, kami akan membahas dua platform populer, Lark dan Trello, beserta perbedaannya dan keunggulan masing-masing yang mereka berikan untuk perusahaan Anda.

Apa itu Trello?

Secara keseluruhan, Lark dan Trello sama-sama dapat digunakan dalam bidang Project Management, tetapi kedua tools ini sangat berbeda dalam hal fitur dan skalabilitas. Untuk memulai artikel ini, mari kita perkenalkan setiap produk dan membahas lebih detail tentang masing-masing platform:

Pertama, Trello, salah satu subproduk Atlassian, merupakan sebuah Project management tools yang berfokus pada task list dan utamanya tools ini ditujukan untuk para pekerja kantoran untuk memenuhi deadline mereka. Di Trello, pengguna bisa membuat berbagai workspaces, yang memungkinkan pengguna untuk membuat boards yang berisi dari berbagai lists, seperti "to-do", "doing", atau "done". Setiap list terdiri dari cards, di mana cards mewakili tasks dan menyimpan berbagai informasi seperti member, due date, description, attachment, dan checklist. Tampilan board ini diatur dalam format Kanban, di mana Anda dapat melihat semua cards yang terlist untuk membantu memvisualisasikan flows of work.

Trello merupakan tools yang sangat sederhana, yang hanya berfokus pada Project management melalui list dan board gaya Kanban. Namun, sangat penting bagi tim Project management untuk memiliki lebih dari satu tampilan proyek untuk dievaluasi dari berbagai perspektif. Meskipun Trello menawarkan berbagai cara lain untuk melihat Board, seperti Timeline view, Tabel view (format seperti spreadsheet), dan tampilan Kalender (yang mencakup third party calendar), semua format lain ini hanya tersedia dalam paket Trello Premium plan. Kolom khusus untuk setiap cards juga merupakan fitur berbayar, jadi fleksibilitas jenis data atau informasi yang bisa dimasukkan ke dalam setiap tasks sangat terbatas.

Selain itu, dalam hal mengelola tasks, Trello tidak memiliki sistem kategorisasi dan pemfilteran bawaan, sehingga sulit untuk menemukan tasks tertentu dalam begitu banyaknya cards dan mengurutkannya melalui kategori seperti kategori berdasarkan times atau owner. Akibatnya, struktur Trello yang sederhana bisa menjadi kesulitan bagi para frontline yang perlu mengakses dan mendapatkan informasi dengan cepat. Trello juga tidak cocok untuk tim dengan skala besar yang mencari Project management tools yang mudah beradaptasi dengan proyek yang lebih kompleks.

Apa itu Lark?

Lark adalah all-in-one collaboration platform yang menawarkan Project management tools, collaborative features, dan communication channels yang mudah digunakan untuk semua jenis pekerja - baik yang bekerja di balik meja maupun frontlines. Jika dibandingkan dengan Project management tools Trello, Lark lebih komprehensif, mendalam, dan cocok untuk tim dengan skala yang lebih besar, sehingga Anda dapat dengan mudah memahami data dan tasks list yang sangat banyak dengan cara yang lebih simple. Sebagai contoh:

Tasks list Lark memungkinkan pengguna bisa dengan mudah mengategorikan dan membuat tasks untuk didelegasikan kepada rekan tim. Di satu sisi, ini mirip dengan workspaces Trello yang membantu tim untuk memenuhi deadlines dan mengkategorikan tasks list dalam tampilan Kanban. Namun, Lark juga mampu menangani task yang jauh lebih rumit dan kompleks. Dengan filter pencarian dan kategorisasi khusus, sangat mudah untuk menemukan, mengatur, dan menyortir beberapa tasks sekaligus. Setiap tim memiliki fleksibilitas dalam mengolah informasi yang akan dimasukkan ke dalam setiap deskripsi tasks dan dapat membuat sub-tasks di dalamnya. Tasks tersebut juga terintegrasi ke dalam fitur Lark lainnya dan langsung masuk ke dalam chat group Anda dan rekan Anda akan mendapatkan notifikasi pesan untuk deadlines yang sudah ditentukan.

Lark juga memiliki tools lain untuk membantu Project management yang lebih mendalam dan mengatur data yang lebih kompleks. Walaupun mirip dengan fitur berbayar Trello yaitu Table view, Lark Base merupakan sheet-based yang lebih inovatif yang memfasilitasi structured content organization. Fitur ini sangat ideal untuk perusahaan dengan tim onsite seperti retail stores, construction sites, atau warehouses. Dalam Base kita tidak perlu kesulitan untuk membuat dasbor dan Base juga memiliki beberapa tampilan seperti Gantt, Grid, dan Galeri untuk membantu memvisualisasikan Project information dengan cara yang berbeda (dan semuanya gratis!). Sebagai contoh, bagan Gantt memberikan representasi visual dari Project Timeline, memungkinkan Project manager untuk membuat keputusan yang tepat dan menjaga proyek tetap berada sesuai rencana. Tanpa bagan Gantt, akan sulit untuk menentukan critical path secara akurat, sehingga sulit untuk mengelola proyek yang kompleks secara efektif.

Lark membantu Anda dengan mudah untuk melakukan brainstorming dengan tim dan memvisualisasikan proses Project management melalui mind maps yang kolaboratif. Selain itu, alih-alih harus mengatur OKR tim Anda dalam format tasks yang kaku melalui Trello, fitur Lark OKR didedikasikan secara khusus untuk membantu tim Anda mengelola dan melacak OKR sehingga Anda dapat mencapai Quarterly goals.

Dari membandingkan kedua platform ini, Trello merupakan Project management tools untuk membuat task list, dan meskipun menawarkan beberapa fitur kolaborasi, namun fitur-fiturnya cukup terbatas. Trello dapat digunakan paling cocok untuk proyek-proyek yang lebih sederhana dengan tasks yang lebih sedikit, tim yang lebih kecil, dan jadwal yang tidak terlalu padat. Jika proyek Anda melibatkan alur kerja yang kompleks atau tim yang lebih besar, Trello mungkin tidak cukup untuk kebutuhan perusahaan Anda. Di sisi lain, Lark memiliki fitur project management yang lebih lengkap melalui task list dan Base, dan juga memiliki communication dan collaboration tools untuk menjaga agar kebutuhan Project management Anda tetap berjalan hanya di satu platform saja.

Plans: Pay less and get more dengan Lark

Menjalankan sebuah perusahaan membutuhkan lebih dari sekadar Project management tools tapi juga membutuhkan tools untuk tetap bisa berkomunikasi dengan orang lain seperti chat, email, dan video meeting. Lark dan Trello menawarkan paket harga yang berbeda tergantung pada kebutuhan spesifik perusahaan; namun, untuk mendapatkan semua fungsi yang dibutuhkan tim Anda, bill yang harus Anda bayarkan untuk mengaktifkan dan menjalankan Trello untuk tim Anda akan menjadi lebih besar. Lark menawarkan fitur yang sama dengan Trello dengan harga yang lebih murah.

Dalam Lark, perusahaan Anda tidak perlu membeli banyak tools untuk memenuhi kebutuhan yang terus bertambah dan biaya untuk kebutuhan lainnya bisa dipangkas hanya dengan satu paket berbayar. Namun, untuk Trello, kemungkinan besar Anda akan membeli platform lain dan menghabiskan waktu untuk mencari tahu cara untuk integrasi platform tersebut. Harga Trello bisa jadi mahal, terutama jika Anda perlu meningkatkan ke paket berbayar untuk mendapatkan lebih banyak fitur. Jika Trello adalah platform utama Anda, biayanya akan bertambah dengan pesat ketika Anda harus menjalankan perusahaan sepenuhnya di luar project management dan mengakomodasi tim yang lebih besar.

Sebagai contoh, untuk mendapatkan Basic plan untuk perusahaan dengan 100 karyawan, perusahaan mungkin perlu membayar 400% lebih mahal jika mereka membeli Business plan untuk Trello + Airtable + Google Workspace + Slack, dibandingkan saat mereka memilih Pro plan Lark untuk mendapatkan semua fungsi yang dibutuhkan tim. Meskipun biaya setiap platform tergantung pada kebutuhan spesifik perusahaan, harga Lark dengan semua paket yang ditawarkan menjadikannya pilihan yang lebih terjangkau dan sederhana untuk perusahaan yang mencari platform kolaborasi yang komprehensif.

Suitable Teams: Lark intuitif untuk back office dan front office dan juga sangat cocok untuk tim yang lebih besar

80% tenaga kerja di dunia melakukan pekerjaan mereka bukan hanya di balik maeja kerja; oleh karena itu, penting untuk menggunakan platform kolaborasi yang mudah digunakan dalam mobile phone dan komputer untuk front office dan back office. User experience dan interface yang sederhana akan memudahkan pekerjaan tim Anda. Platform yang tidak intuitif dapat menyebabkan kesulitan dan perusahaan akan membuang-buang anggaran untuk membeli alat yang tidak akan digunakan oleh karyawan mereka.

Karena Trello sangat bergaya dengan board dan ciri khas struktur list yang kaku, interface nya mungkin tidak cocok untuk semua orang dan juga sistem Kanban mungkin bukan cara terbaik untuk mengelola semua jenis proyek. Dan juga akan memberikan kesulitan untuk mentransfer semua materi tim Anda ke platform ini, karena gaya Kanban tidak cocok untuk setiap komposisi proyek. Struktur yang tidak fleksibel juga tidak begitu cocok untuk tim yang besar, apalagi tanpa penyortiran dan pencarian kategorisasi yang efisien pengguna harus menelusuri sekumpulan tasks dan cards, yang bisa sangat merepotkan saat bekerja sebagai frontlines, mengorientasi member tim baru, atau untuk mengelola informasi terperinci seperti data supplier.

Trello dibuat untuk tim proyek yang lebih kecil dan para pekerja backoffice, sementara Lark lebih mementingkan pengalaman setiap user agar dapat berkolaborasi dan membuatnya mudah digunakan untuk semua tim. Meskipun semua fitur yang ada hanya di dalam satu aplikasi, tetapi semuanya bisa dapat diakses dan menampilkan bilah sisi pada komputer dan di bagian bawah pada mobile phone, sehingga memudahkan pengguna untuk bernavigasi dan berkolaborasi di mana pun mereka berada. Tim proyek juga dapat dengan mudah fokus dengan membuat grup chat khusus proyek dimana didalamnya ada project timelines, docs, boards, dan banyak lagi yang dapat disematkan sebagai tab untuk akses yang lebih cepat.

Lark memiliki user interface yang enak dipandang, baik di komputer maupun mobile phone, sehingga mudah digunakan oleh pemula ataupun advanced users. Desainnya ramping dan modern, membuatnya menyenangkan untuk digunakan. Sangat intuitif sehingga Anda bisa mengajarkan tim Anda dalam waktu kurang dari satu hari!

Untuk bekerja secara efisien dari mana saja, sangat penting untuk memiliki platform kolaborasi yang mudah digunakan di komputer dan mobile phone. Sebagai contoh, Lark's Base adalah pilihan yang luar biasa untuk mengelola proyek di kantor dengan menggunakan tampilan khusus dan alur kerja otomatis. Platform ini juga mudah digunakan pada mobile phone, sehingga cocok untuk berbagai jenis proyek dan bisnis. Sebagai contoh, tim onsite sering kali bergantung pada mobile phone untuk mengirimkan laporan, mengajukan masalah, atau check numbers. Dengan tampilan formulir Lark's Base, mereka bisa dengan mudah membagikan informasi ini hanya dengan beberapa taps, membantu mereka tetap terhubung dengan tim.

Selain itu, Lark memiliki fitur-fitur yang secara khusus dibuat untuk membantu pekerjaan mobile phone. Edit semua dokumen Anda melalui mobile phone, masukkan data ke dalam formulir Base, atau bagikan dokumen Anda sambil melakukan video meeting melalui mobile phone Anda dengan Magic Share. Dan saat melakukan meeting, transkripsi suara ke dalam teks juga memudahkan pengguna untuk membuat notulen secara otomatis.

Trello juga memiliki aplikasi dalam mobile phone yang tersedia untuk perangkat iOS dan Android seperti Lark, tetapi fungsionalitas aplikasi mobile phone sangat terbatas dibandingkan dengan versi komputer. Tidak hanya interface Trello yang tidak modern dan intuitif, dan sistem board Kanban juga menjadi berantakan dan sulit dinavigasikan pada layar yang lebih kecil. Akibatnya, sulit untuk melihat semua detail proyek atau memvisualisasikan alur kerja di mobile phone, terutama bagi pekerja yang mengandalkan ponsel.

Selain itu, pengguna masih diharuskan mengunduh beberapa aplikasi lain untuk menyelesaikan semua pekerjaan secara online: untuk melakukan video meeting, pengguna mungkin perlu mengunduh aplikasi Zoom, sehingga menyulitkan untuk membuat notulen karena harus bolak-balik antar aplikasi. Secara keseluruhan, aplikasi seluler Trello adalah tools yang berguna, tetapi mungkin bukan pilihan terbaik untuk mengelola proyek yang kompleks dengan banyak tasks atau alur kerja yang mendetail untuk tim yang lebih besar.

Kolaborasi: Lark memberikan Anda kemudahan untuk berkomunikasi dengan rekan tim

Software project management yang komprehensif harus bisa berfungsi lebih dari sekadar untuk manajemen tasks. Komunikasi yang jelas sangat penting untuk memastikan bahwa proyek diselesaikan dengan sukses dan diselesaikan sesuai deadline . Komunikasi bisa dilakukan baik melalui docs, video meeting, call, atau chat. Karena semakin banyak tim yang bekerja dari lokasi yang berbeda, memiliki alat komunikasi seperti chat dan video meeting juga penting untuk memastikan semua orang tetap terhubung dan dapat berkolaborasi secara efektif.

Meskipun Trello mendeklarasikan diri sebagai tools yang dapat menyatukan rekan-rekan tim, Trello mungkin bukan pilihan terbaik untuk kelancaran komunikasi proyek. Trello tidak memiliki chat atau video meeting yang terintegrasi ke dalam platform mereka dan meskipun pengguna bisa meninggalkan komentar di cards untuk berkolaborasi dalam tasks, mereka akan kebingungan dalam kolom list. Hanya mengandalkan komentar saja tidak cukup untuk memastikan komunikasi berjalan efektif untuk sebuah proyek, terutama dalam hal menghubungkan pekerja Frontline dan Backline. Akibatnya, Anda mungkin perlu membeli alat pihak ketiga tambahan, seperti Google Workspace atau Zoom, untuk memfasilitasi percakapan yang produktif.

Namun, Lark menawarkan fungsi chat dan video meeting bawaan (dengan harga yang lebih murah!) yang lebih cocok untuk tim yang membutuhkan alat komunikasi yang lebih kuat. Dengan Lark, Anda bisa berkolaborasi dengan tim Anda menggunakan fitur-fitur seperti chat, video meeting, docs, email, dan kalender, semuanya dalam satu aplikasi. Ini berarti Anda tidak perlu berpindah ke beberapa aplikasi untuk menyelesaikan pekerjaan, sehingga lebih efisien dalam berkolaborasi. Beberapa fitur Lark yang memudahkan komunikasi antar tim yang tidak dimiliki Trello adalah:

Compliance: keduanya memenuhi standar keamanan

Lark memenuhi standar SOC 2 & SOC 3, dan telah mendapatkan berbagai sertifikasi di bidang information security, privacy information management, cloud security, dan cross-border security, serta dihosting di Amazon Web Services (AWS).

Trello juga telah mendapatkan serangkaian sertifikasi serupa:

Kesimpulan

Kesimpulannya, meskipun Trello merupakan salah satu Project Management Tools yang berguna, namun mungkin tidak cocok untuk kebutuhan semua orang karena hanya berfokus pada kebutuhan project management di tingkat awal dan tidak memiliki alat bantu komunikasi yang diperlukan untuk kolaborasi. Namun, Lark dapat membantu semua aspek bisnis. Fitur Project management Lark yang mendalam, Collaborative tools, harga yang terjangkau, dan kemudahannya bagi para pekerja Frontline dan Backline menjadikannya cara yang lebih efisien untuk mengelola proyek dan tim Anda. Jika Anda mencari platform kolaborasi dan project management yang komprehensif, lihat Lark hari ini dan coba gunakan secara gratis.

Source: https://www.larksuite.com