Ketika Meeting Virtual: Produktif atau Lebih Banyak Bercanda?

Dalam beberapa tahun terakhir, tren bekerja dari rumah atau work from home (WFH) semakin meningkat. Banyak perusahaan yang mengandalkan kantor virtual sebagai solusi untuk tetap produktif meski tim tersebar di berbagai lokasi. Salah satu fitur utama dari kantor virtual adalah meeting online yang menggantikan rapat tatap muka. Dengan bantuan teknologi seperti Zoom, Microsoft Teams, atau Lark, kita bisa bekerja dari mana saja. Tapi, apakah rapat virtual ini benar-benar efektif dan produktif, atau malah lebih banyak bercanda?

Bercanda, Apakah Baik untuk Produktivitas?

Memang tak bisa dipungkiri, meeting virtual seringkali jadi lebih santai. Ada yang tiba-tiba membawa hewan peliharaannya ke depan kamera, ada yang terlupa mematikan mikrofon saat anaknya menangis, atau bahkan muncul latar belakang yang aneh karena lupa mengatur virtual background. Kadang, hal-hal ini menambah keseruan dan membuat suasana lebih cair.

Namun, apakah ini buruk untuk produktivitas? Tidak selalu. Terkadang, suasana yang lebih santai justru bisa membuat diskusi lebih hangat dan ide-ide kreatif lebih mudah muncul. Bahkan, bercanda dalam porsi yang tepat bisa mengurangi ketegangan dan meningkatkan semangat tim.

Walaupun sedikit bercanda bisa membantu suasana, tetap ada batasan yang perlu diperhatikan. Jika terlalu banyak waktu dihabiskan untuk hal-hal yang tidak relevan dengan topik meeting, produktivitas bisa menurun drastis. Penting untuk ada moderator atau pemimpin meeting yang bisa membawa kembali diskusi ke jalur yang benar saat mulai terlalu banyak bercanda.

Sebelum menilai apakah meeting virtual itu lebih produktif atau lebih banyak bercanda, kita harus melihat beberapa faktor penting yang memengaruhi produktivitas.

1. Fokus dan Konsentrasi

Meeting offline mungkin membuat kita lebih fokus karena lingkungan kantor umumnya mendukung konsentrasi. Namun jika meeting virtual, terkadang godaan untuk membuka media sosial, menonton video, atau bahkan makan siang sambil meeting bisa sangat besar. Apakah ini masalah? Tergantung. Banyak pekerja yang merasa lebih santai dan justru bisa berpikir lebih kreatif dalam suasana virtual. Tetapi, bagi yang mudah teralihkan, produktivitas bisa menurun.

2. Komunikasi yang Efektif

Komunikasi dalam meeting virtual juga sering kali menjadi tantangan. Mungkin karena masalah koneksi internet atau keterbatasan fitur platform yang digunakan, diskusi bisa terganggu. Namun, di sisi lain, dengan fitur seperti share screen dan live collaboration pada beberapa aplikasi, komunikasi sebenarnya bisa menjadi lebih mudah. Semua tergantung bagaimana cara kita memanfaatkannya.

3. Interaksi Sosial

Siapa bilang meeting virtual tidak bisa diselingi canda tawa? Justru, banyak tim yang menemukan bahwa suasana meeting menjadi lebih rileks di ruang virtual. Tapi, hati-hati! Jangan sampai suasana yang terlalu santai justru mengurangi fokus dan memperpanjang waktu meeting yang seharusnya bisa selesai lebih cepat.

Tips Menjaga Produktivitas Saat Meeting Virtual

Agar meeting virtual tetap produktif tanpa mengorbankan suasana yang santai, berikut beberapa tips yang bisa diterapkan:

1. Buat agenda rapat yang jelas – Ini membantu setiap peserta meeting tahu apa saja yang perlu dibahas dan menghindari topik-topik yang menyimpang.

2. Tetapkan waktu – Jangan biarkan meeting berlangsung terlalu lama. Meeting yang singkat namun fokus lebih efektif.

3. Gunakan fitur mute dan raise hand – Ini sangat berguna untuk menghindari kekacauan dalam diskusi.

4. Berikan jeda untuk bercanda – Sisakan beberapa menit di awal atau akhir meeting untuk hal-hal yang santai, tapi pastikan ini tidak mengambil sebagian besar waktu meeting.

5. Pemimpin rapat yang tegas namun fleksibel – Pemimpin meeting harus mampu menyeimbangkan antara suasana santai dan menjaga produktivitas.

Meeting virtual memang menghadirkan tantangan baru, salah satunya adalah menjaga keseimbangan antara produktivitas dan suasana santai. Bercanda sesekali memang tidak masalah, bahkan bisa membantu mempererat hubungan antar anggota tim. Namun, pastikan waktu meeting tidak habis hanya untuk hal-hal yang tidak produktif.

Berbagai platform meeting virtual, seperti Lark, Zoom, atau Microsoft Teams, sudah menyediakan fitur yang mendukung agar meeting lebih terstruktur. Di Lark, misalnya, ada fitur Magic Share yang memungkinkan peserta meeting untuk berbagi file secara real-time tanpa perlu berpindah aplikasi. Fitur seperti ini bisa membantu meeting tetap efisien dan terarah.

Penasaran dengan fitur Magic Share dari Lark yang bisa membuat meeting lebih efisien dan produktif? Yuk, hubungi kami sekarang untuk penjelasan lebih lanjut dan rasakan sendiri kemudahannya!